Linee guida per la sicurezza di Zoom nelle riunioni pubbliche e della pubblica amministrazione
Zoom fornisce prodotti leader del settore e di facile utilizzo, che aiutano i governi e altri enti a coinvolgere elettori e parti interessate con riunioni pubbliche da remoto e ibride. Tuttavia, dato che queste riunioni sono pubbliche, possono attirare intrusioni indesiderate, interruzioni o condivisioni di materiale inopportuno. Di seguito, ti offriamo consigli su come bloccare le attività indesiderate in modo che la pubblica amministrazione o l'organizzazione di cui fai parte, e i tuoi elettori, possano concentrarsi sulle questioni importanti da affrontare.
In questo articolo usiamo tre termini per i ruoli che le persone svolgono negli incontri pubblici:
organizza la riunione e ne gestisce le impostazioni.
le persone (una o più) che parleranno e, potenzialmente, condivideranno materiale nella riunione, ad esempio i consiglieri comunali durante una riunione del consiglio comunale.
membri del pubblico che assistono alla riunione e la cui partecipazione può essere controllata dall'organizzatore
Valuta l'uso di Zoom Webinars per le tue riunioni pubbliche
Zoom Webinars rappresenta un ottimo modo per effettuare presentazioni a un vasto pubblico in un contesto dove l'organizzatore vuole avere un maggiore controllo sull'esperienza. Zoom Webinars supporta eventi di grandi dimensioni: udienze pubbliche, sessioni di consiglio comunale, incontri religiosi, grandi riunioni aziendali, annunci di prodotti, conferenze con i clienti, concerti e altro ancora. Nel corso del webinar, l'organizzatore può porre domande e i relatori sono in evidenza, mentre il pubblico partecipa per ascoltare e imparare.
Il webinar aumenta la sicurezza della riunione concedendo la parola solo a oratori, organizzatori e co-organizzatori. Come organizzatore o amministratore del webinar, puoi decidere chi parlerà, ad esempio relatore principale, giudice o consigliere comunale, e aggiungerli come relatori.
Funzionamento dei webinar Zoom
I partecipanti, per impostazione predefinita, non possono usare audio, video, né condividere i propri schermi. Di conseguenza possono vedere e ascoltare solo gli oratori designati e possono parlare solo se l'organizzatore glielo consente, ad esempio durante i momenti dei discussione pubblica o della sessione di domande e risposte, limitando le eventuali interruzioni. Anche con l'audio disattivato i partecipanti possono comunque essere coinvolti attraverso il pannello delle domande e risposte, la chat del webinar, i sondaggi, le reazioni e il sondaggio post-webinar. I partecipanti inoltre possono rispondere alle domande degli altri partecipanti ed esprimere la propria approvazione a riguardo. Dopo il webinar, puoi scaricare il report sulle domande e risposte e rivedere le domande presentate. Qui trovi le informazioni sui ruoli in Zoom Webinars.
I webinar hanno una funzionalità di supporto a tre schermi che consente all'organizzatore di mostrare contemporaneamente i relatori, l'oratore attivo e la presentazione. L'organizzatore può mettere in evidenza i video di più relatori per consentire ai partecipanti di visualizzarli sui propri desktop. Qui, puoi trovare maggiori informazioni su come gestire i partecipanti e i relatori di un webinar.
Non puoi organizzare un webinar?
Ecco un elenco di funzionalità di sicurezza che miglioreranno l'esperienza della riunione pubblica e ne ridurranno al minimo le possibilità di interruzione:
puoi limitare la possibilità dei partecipanti di chattare tra loro durante la riunione e ridurre le distrazioni.
Scopri di piùdisattiva il video dei partecipanti per bloccare gesti indesiderati, distraenti o inappropriati sul video.
Scopri di piùcontrolla chi sono i partecipanti prima che partecipino alla sessione. Inoltre puoi includere un messaggio personalizzato per salutare i partecipanti nella sala d'attesa. Questo messaggio è un ottimo punto per pubblicare qualsiasi regola/linea guida per il tuo evento, ad esempio i destinatari.Scopri di più
Scopri di piùlimita al solo organizzatore la condivisione schermo, per evitare condivisioni indesiderate.
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silenzia i singoli oppure tutti i partecipanti per eliminare i rumori indesiderati, fastidiosi o inappropriati degli altri partecipanti. Puoi anche abilitare la funzione "Disattiva audio all’ingresso" nelle tue impostazioni per controllare il rumore nelle riunioni di grandi dimensioni.
Scopri di piùtu e i partecipanti, durante la condivisione di uno schermo, potete prendere appunti e contrassegnare il contenuto insieme utilizzando le annotazioni. Per impedire alle persone di scrivere su tutti gli schermi, puoi disabilitare la funzione di annotazione nelle impostazioni di Zoom.
Scopri di piùimpedisci che la chat si riempia di foto, GIF, meme e altri contenuti non richiesti.
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